Política De Protección Y Tratamiento De Datos Personales

MARIO ALBERTO HUERTAS COTES

Carrera 22 A No. 85 -20 Bogotá, Tel. 6226620 ext. 116

mhcpn.rnbd@mhc.com.co

 

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 mediante los cuales se regula la protección de datos personales en Colombia con el objeto de desarrollar los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, la presente constituye la política de protección y tratamiento de los datos personales de MARIO ALBERTO HUERTAS COTES “MHC” cuyo alcance resulta aplicable a las actividades que ejecuta en el marco de su actividad comercial con la finalidad que para cada caso se indica más adelante.

  1. DEFINICIONES
  1. Autorización : Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales
  2. Base de Datos : Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
  3. Dato personal : Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
  4. Titular : Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
  5. Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada que dice que sobre la base de datos y/o tratamiento.
  6. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
  7. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se informa acerca de la existencia de la políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  8. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
  9. Dato semiprivados: dato que no tiene naturaleza intima, reservado, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general (financieros y crediticios)
  10. Dato privado: dato que solo es relevante para su titular (fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida)
  11. Datos sensibles: Se  entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de los partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y a los datos biométricos.
  12. Transferencia : La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país  
  13. Transmisión : Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

  1. POLITICAS DEL TRATAMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS.

El responsable de las bases de datos será para todos sus efectos MARIO ALBERTO HUERTAS COTES persona natural comerciante con domicilio comercial en la Carrera 22 A No. 85-20 Bogotá D.C Colombia.

  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

 

  1. Datos Generales – bases de datos Terceros activos, clientes, proveedores:

 

Estas bases de datos registran el manejo y alimentación de terceros, clientes y proveedorespermite recopilar los datos necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de registro contable, financiero y laboralde selección, evaluación, ejecución y pago que haya lugar en consecuencia de un procesos de contratación, suministro de bienes o servicios, pagos laborales, según la finalidad correspondiente.

 

FINALIDAD:

 

  1. Solicitud de Cotizaciones
  2. Elaboración de Contratos.
  3. Envió de correos de confirmación.
  4. Registro de las transacciones comerciales diarias en documentos como,  orden de compra, facturas de ventas de proveedores, facturas de ventas a clientes, recibos de caja por pagos recibidos, giros de obligaciones, transferencias etc.
  5. Condiciones de pago (transferencia, cuentas bancarias, etc.), condiciones comerciales, datos de contactos de clientes y proveedores. 
  6. Generación de informes
  7. Generación de documentos legales exigibles como certificados, certificaciones, pruebas en trámites administrativos, judiciales y extrajudiciales.
  8. Cumplimiento legal.
  9. Fines históricos.

 

 

  1. Datos Generales – Bases de Datos Laborales

 

Estas bases registran los datos de los de los empleados durante y después de la relación laboral con el fin de cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

 

FINALIDAD:

 

  1. Control de personal
  2. Elaboración de Contratos de Trabajo.
  3. Condiciones de pago (transferencia, cuentas bancarias, etc.)
  4. Generación de informes.
  5. Generación de documentos legales exigibles como certificados, certificaciones, pruebas en trámites administrativos, judiciales y extrajudiciales.
  6. Cumplimiento legal.
  7. Fines históricos.

 

  1. Datos Generales – Bases de Datos de ingreso a las instalaciones de MHC y registro en cámaras de videovigilancia.

Estas bases de datos registran los datos de las personas que tienen acceso a las instalaciones de MHC incluyendo empleados y visitantes.

FINALIDAD:

 

  1. Control de persona.
  2. Control de seguridad e ingreso de terceros.
  3. Control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de las instalaciones.
  4. Generación de documentos legales exigibles como certificados, certificaciones, pruebas en trámites administrativos, judiciales y extrajudiciales.

Procederá el uso de los datos indicados en los numerales anteriores en forma diferente por orden de las autoridades competentes siempre que se ratifique dicha facultad para lo cual se archivarán en la carpeta todos los documentos legales como prueba del aval de la entrega de información.

 

  1. AUTORIZACIONES:

Las Autorización se obtendrá por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca el consentimiento previo e informado del Titular. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER A LOS MISMOS – DEBERES DE MHC.  

 

Los titulares de los datos personales tienen los derechos descritos en la Ley y estos derechos podrán ser ejercidos de acuerdo a las disposiciones legales.

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012, tales derechos son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

 

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MARIO ALBERTO HUERTAS COTES

• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

 

Para ejercer sus derechos con nuestra entidad se deberá comunicar al correo electrónico mhcsas.rnbd@mhc.com.co. Las peticiones y consultas relacionadas con solicitudes de información serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Las solicitudes de corrección, actualización y/o supresión serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

MHC asume los deberes previstos en el artículo 17º de la Ley 1581 de 2012.

Como responsable del tratamiento de datos personales en términos de la Ley 1581 de 2012 MHC  deberá cumplir con las siguientes políticas para el reconocimiento de los datos personales:

  1. Se debe contar con la Autorización del titular.
  2. Los datos almacenados deben ser veraces, completos, comprobables, exactos y deben estar actualizados evitando así que induzcan a equivocaciones o errores
  3.  Los datos no estarán disponibles de forma masiva si el acceso no es controlable y seguro. Se exceptúan los que estén autorizados expresamente por la Ley.
  4. El dato cesará su utilización cuando sea agotada la finalidad para el cual fue recolectado pero no podrá ser eliminado por la ley comercial en la conservación de registros de libros oficiales y correspondencia, para poder así  cumplir con deberes legales o de orden judicial
  5.  El responsable adoptará las medidas físicas, tecnológicas y administrativas necesarias para garantizar la integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales aplicables según el caso evitando la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o para fines no debidos.
  6. En cuanto a datos sensibles no se recolectarán datos que tengan que ver o estén ligados a ideologías políticas, sindicatos, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal
  7. No será necesaria la autorización del titular cuando, la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de funciones legales o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de emergencia médica o sanitaria cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil.

 

Las anteriores políticas entran  en vigencia a partir del 30 de Junio de 2017. Las políticas establecidas por MHC respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará de conformidad con la normatividad legal vigente, entrará en vigencia y producirá efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por MHC para que los Titulares conozcan la política de tratamiento de la información.